Dato: maj 2018
Nike indsamler og behandler de personoplysninger, som du tilvejebringer for os, som en del af vores onboardingproces for medarbejdere. Vi indsamler og behandler også yderligere typer af personoplysninger om dig under hele din ansættelse hos Nike for at administrere vores HR-program, for at overholde ansættelseskontrakter og gældende lovgivning inden for beskæftigelse, socialsikring, helbred og sikkerhed på arbejdspladsen samt for at administrere din deltagelse i frivillige medarbejderprogrammer.
Dine personoplysninger kan opbevares i Nikes databaser i USA og kan behandles af tredjemandstjenesteudbydere, der handler på Nikes vegne. Hvis du vil have adgang til, slette eller berigtige dine personoplysninger eller udøve andre rettigheder, som du måtte have i henhold til denne politik, bedes du kontakte din lokale HR-leder direkte. Du kan også kontakte Nikes databeskyttelsesafdeling eller databeskyttelsesrådgiver ved at sende en e-mail til privacy.office@nike.com.
Introduktion og omfang
Nike Inc., Converse Inc., Hurley International LLC, deres associerede selskaber, herunder din arbejdsgiver (samlet benævnt “Nike”, “vi”, “vores”), respekterer dit privatliv. Vi er forpligtede til at behandle vores medarbejderes personoplysninger i overensstemmelse med gældende lov og Nikes politikker. Med henblik på denne politik betyder “personoplysninger” alle oplysninger vedrørende en identificeret eller identificerbar fysisk person.
Denne databeskyttelsespolitik for medarbejdere (“politik”) beskriver de typer af personoplysninger, som vi indsamler og behandler om vores medarbejdere, hvordan vi bruger personoplysningerne, hvem vi deler dem med, hvor længe vi opbevarer dem, og dine rettigheder med hensyn til dine personoplysninger. Denne politik beskriver også de foranstaltninger, som vi træffer for at beskytte personoplysningerne, og hvordan medarbejdere kan kontakte os om vores databeskyttelsespraksisser og i tilfælde af spørgsmål. Den enhed, der er ansvarlig for indsamlingen og behandlingen af dine personoplysninger, er din officielle arbejdsgiver. Du kan få adgang til din arbejdsgivers oplysninger ved at tjekke din ansættelseskontrakt eller ved at kontakte HRDirect.
Denne politik gælder for nuværende og tidligere medarbejdere og praktikanter hos Nike (samlet benævnt “medarbejdere”). Hvis du er en ekstern vikaransat eller en uafhængig kontrahent, der leverer tjenester til Nike, bedes du kontakte din direkte arbejdsgiver for at høre om deres databeskyttelsespraksisser.
Nike kan tilvejebringe yderligere databeskyttelseserklæringer og -politikker for medarbejdere i bestemte funktioner, hvor relevant. Nike kan også tilvejebringe yderligere databeskyttelsespolitikker i jurisdiktioner, hvor dette er nødvendigt for at overholde lokal lov.
Denne politik gælder i tillæg til Nikes øvrige virksomhedspolitikker, herunder Nikes etiske kodeks (“Inside the Lines” – Inden for linjerne), elektroniske kommunikationspolitik, sociale mediepolitik og databeskyttelsespolitik for ansøgere, der er tilgængelige på Zero.
Typer af personoplysninger, som vi indsamler, og hvordan vi bruger dem
Vi indsamler og behandler personoplysninger om dig i det omfang, det er nødvendigt for at administrere vilkårene i din ansættelseskontrakt og for at overholde de lovmæssige forpligtelser, som vi er underlagt. Dette omfatter Nikes juridiske forsvar og overholdelse af skatte-, finans-, arbejds- og socialsikringslovgivning, eller love og påbud, der kræver videregivelse af oplysninger til kompetente myndigheder i overensstemmelse med gældende lov eller retskendelse. Vi behandler også dine personoplysninger for at forfølge Nikes legitime forretningsinteresser. Når vi behandler personoplysninger med henblik på vores legitime interesser, træffer vi passende foranstaltninger for at sikre, at de interesser, som vi forfølger, er afvejet i forhold til dine interesser, rettigheder og frihedsrettigheder, hvilket vi gerne forklarer efter din anmodning herom. Vi bruger manuelle eller automatiserede metoder til at behandle dine personoplysninger.
Onboarding – Vi indsamler og behandler dine personoplysninger under onboardingprocessen for at oprette og administrere dit ansættelsesforhold og for at overholde de lovmæssige forpligtelser, som vi er underlagt. Dette omfatter:
HR-administration – Desuden indsamler vi personoplysninger, der genereres under din ansættelse, da dette er nødvendigt med henblik på opfyldelsen af din kontrakt og for at hjælpe med at administrere dit arbejdsforhold med Nike. Dette omfatter
Sikkerhed
Offboarding – Vi indsamler og behandler personoplysninger under offboarding for at afslutte ansættelsesforholdet og for at overholde vores juridiske forpligtelser. Dette omfatter oplysninger forbundet med pension og opsigelse, såsom nærmere oplysninger om pension, fratrædelse og afskedigelser/reorganisering, herunder opsigelsesvarsel, opsigelsesdato, årsag til fratrædelse og opsigelse, pensionering, og pensionsadministrationsordninger.
Frivillige programmer – Fra tid til anden kan vi tilbyde frivillige medarbejderprogrammer, der behandler personoplysninger, hvor du frit kan vælge at deltage.
Behandling af følsomme oplysninger – Under onboarding og gennem hele dit ansættelsesforhold kan vi indsamle følsomme personoplysninger, der er underlagt betingelserne i gældende lov. For eksempel skal du muligvis tilvejebringe medicinske oplysninger for os eller vores virksomhedslæge, så vi kan forvalte sygdom, uarbejdsdygtighed eller handicap. I nogle lande kan du frivilligt tilvejebringe oplysninger for os om din race, etnicitet, religion eller seksuelle orientering til mangfoldigheds- og ligestillingsformål, og hvor loven kræver eller tillader det. Vi kan også være forpligtede til at indsamle følsomme oplysninger for at overholde vores juridiske krav i henhold til arbejdslovgivning, socialsikringslovgivning og lov om social beskyttelse (f.eks., lønindeholdelse, skatte- eller CPR-nummer).
Andre legitime forretningsmæssige formål – Vi skal muligvis bruge dine personoplysninger på baggrund af vores legitime interesse som nødvendigt for at udføre undersøgelser, forsvare Nikes juridiske interesser, udøve krav eller anlægge retssager og overholde retslige eller forskriftsmæssige påbud. Vi skal muligvis også føre disciplinære og klageoptegnelser (såsom optegnelser over påstande, undersøgelser eller revisioner), som loven tillader eller kræver det. Vi behandler personoplysninger som nødvendigt for at drive Nikes Alertline i overensstemmelse med Nikes etiske kodeks (“Inside the Lines”).
Kilder til personoplysninger
Vi stræber efter at indsamle personoplysninger direkte fra dig for at holde dem rigtige, opdaterede og relevante. Indsamling af personoplysninger kan forekomme under jobansøgningsprocessen, under medarbejderens onboardingproces eller på ad hoc-basis under hele din ansættelse.
Vi modtager også personoplysninger om dig fra din linjeleder (for eksempel til medarbejderevalueringer eller årlige gennemgange) eller fra andre kolleger (f.eks. i forbindelse med periodiske gennemgange, evalueringer eller ved udførelse af en disciplinær undersøgelse). Fra tid til anden kan vi modtage personoplysninger om dig fra andre tredjemænd, f.eks. kunder, butikspartnere, medlemmer af offentligheden og tilsynsorganer.
Videregivelser af personoplysninger
Vi deler dine personoplysninger med andre Nike-enheder til administrative formål, hvor det er nødvendigt for at drive globale processer, udføre rapportering på tværs af koncernen eller træffe beslutninger om ansættelse af ledere eller forfremmelser baseret på vores legitime interesse i at administrere vores HR-aktiviteter. Dette administreres typisk af vores HR Direct-servicecentre, der betjener Asien, Europa og resten af verden. Disse er beliggende i henholdsvis Singapore (Nike Trading Company B.V., Singapore-filial), Holland (Nike European Operations Netherlands B.V.) og USA (Nike, Inc.).
Som en global virksomhed er Nike afhængig af tjenesteudbydere og leverandører, der leverer produkter og tjenester. Dine personoplysninger videregives til disse tredjemænd baseret på vores legitime interesse i at ansætte tredjemænd, hvor det er nødvendigt med henblik på at opfylde de ovenfor beskrevne målsætninger. Disse omfatter revisorer, advokatfirmaer og juridiske tjenesteudbydere, skatte- eller finansrådgivere, udbydere af lønningstjenester og ydelser, udflytningsvirksomheder, pensions- og forsikringsselskaber, HR-specialister, konsulenter, kontrahenter, samt udbydere af IT-support og -lagring. Mange af vores globale HR-tjenesteudbydere er beliggende i USA og i lande uden for dit ansættelsesland.
Vores tredjemandstjenesteudbydere kan have adgang til dine personoplysninger med henblik på at udføre visse funktioner eller kan hoste dine personoplysninger som en del af en “skybaseret” løsning, der anvendes af Nikes medarbejdere. Nike bruger tredjemandstjenesteudbydere, der giver tilstrækkelige garantier for beskyttelsen af dine personoplysninger. Alle leverandører skal gennemgå Nikes leverandørrisikovurdering. Nike kræver ved kontrakt, at tredjemandstjenesteudbydere implementerer passende datasikkerheds- og fortrolighedsforpligtelser i overensstemmelse med gældende lovgivning.
Nogle tredjemænd, til hvilke vi kan videregive personoplysninger, f.eks. sygesikringsudbydere og forvaltere af pensionsordninger, er dataansvarlige i sig selv, og du bør rådføre dig med deres databeskyttelsespolitikker med hensyn til, hvordan de bruger dine personoplysninger.
Vi kan være forpligtede til at videregive dine personoplysninger til tredjemænd som svar på påbud eller anmodninger fra domstole, tilsynsmyndigheder, statslige myndigheder, parter i en retlig procedure eller offentlige myndigheder eller for at overholde forskriftsmæssige krav.
Dine personoplysninger kan også videregives til rådgivere, potentielle transaktionspartnere eller interesserede tredjemænd i forbindelse med overvejelsen af, forhandlingen om, eller gennemførelsen af en virksomhedstransaktion eller omstruktureringen af forretningsaktiviteterne eller aktiverne tilhørende en del af Nike.
Grænseoverskridende dataoverførsler
Vores virksomheds globale karakter betyder, at dine personoplysninger kan blive videregivet til Nike-enheder eller til tredjemandstjenesteudbydere eller partnere, der ligger uden for det land, hvor du arbejder. Til interne administrationsformål vil dine personoplysninger blive opbevaret på Nike-servere i USA eller andre databaser, der anvendes af Nikes HR-afdelinger lokalt eller regionalt. Vi bruger også sikkerhedskopier til at opretholde integriteten af dine personoplysninger og vores systemer, afhængigt af din geografiske placering.
Vi benytter koncerninterne dataoverførselsaftaler for at sikre, at dine personoplysninger modtager et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau hos alle Nike-enhederne. Med forbehold af gældende lov indgår vi dataoverførselsaftaler med vores tjenesteudbydere eller bekræfter, at vores tjenesteudbydere er certificeret i henhold til passende databeskyttelsesordninger.
Sikkerhed af personoplysninger
Nike implementerer fysiske, tekniske og administrative sikkerhedsforanstaltninger, der er beregnet til at beskytte dine personoplysninger mod tab, misbrug, ændring, tilintetgørelse eller skade. Se venligst Nikes informationssikkerhedsprogram for yderligere oplysninger. Vi gør en rimelig indsats for at sikre, at sikkerhedsniveauet passer til risikoen forbundet med behandlingen af personoplysninger.
Vi implementerer også adgangskontroller for at sikre, at adgang til personoplysninger begrænses til Nike-personale, der skal have adgang for at udføre deres opgaver.
Opbevaring af personoplysninger
Vi opbevarer medarbejderes personoplysninger så længe, det er nødvendigt for at opfylde det formål, hvortil de blev indsamlet. I visse tilfælde kræver juridiske eller forskriftsmæssige forpligtelser, at vi opbevarer specifikke optegnelser i en bestemt periode, herunder ud over afslutningen af din ansættelse. I andre tilfælde opbevarer vi optegnelser for at løse forespørgsler eller tvister, der måtte opstå fra tid til anden, og hvor det er tilladt ved gældende lov. For flere oplysninger om Nikes dataopbevaringspraksisser, herunder med hensyn til medarbejderoptegnelser, henvises der til Nikes dokumentopbevaringspolitik.
Dine rettigheder
Afhængigt af hvor du befinder dig i verden samt gældende lov, kan du have visse rettigheder med hensyn til dine personoplysninger. Du kan anmode om:
Du har også ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger af årsager, der vedrører din særlige situation, og du kan trække dit samtykke tilbage, hvis du tidligere har givet dit samtykke. Disse rettigheder er ikke absolutte.
Vi efterkommer din anmodning i det omfang, gældende lov kræver det, under hensyntagen til eventuelle gældende frister og undtagelser.
Du kan også rådføre dig med eller indgive en klage til tilsynsmyndigheden i dit land.
Kontaktoplysninger
Hvis du har spørgsmål vedrørende denne politik eller ønsker at udøve dine rettigheder, bedes du kontakte din lokale HR-leder. Du kan også kontakte Nikes databeskyttelsesafdeling eller databeskyttelsesrådgiver ved at sende en e-mail til privacy.office@nike.com.