INFORMATIVA GLOBALE SULLA PRIVACY DEI DIPENDENTI DI NIKE

Data: maggio 2018

Nike raccoglie e tratta le Informazioni personali che ci vengono fornite nel quadro del processo di inserimento dei nostri dipendenti. Raccogliamo e trattiamo altresì ulteriori tipi di Informazioni personali su di te durante il tuo impiego presso Nike per amministrare il nostro programma delle risorse umane, per ottemperare ai contratti di lavoro e alle leggi applicabili in materia di occupazione, sicurezza sociale, salute e sicurezza nel luogo di lavoro e per gestire la tua partecipazione ai programmi volontari per i dipendenti.

Le tue Informazioni personali possono essere conservate nei database di Nike negli Stati Uniti e possono essere trattate dai terzi fornitori di servizi che agiscono per conto di Nike. Se desideri accedere, eliminare, correggere le tue Informazioni personali o esercitare altri diritti che potresti avere in base alla presente Informativa, contatta direttamente il tuo responsabile HR locale. Puoi anche contattare l’Ufficio per la privacy di Nike o il Responsabile della protezione dei dati tramite e-mail all’indirizzo privacy.office@nike.com.

Introduzione e ambito di applicazione

Nike Inc., Converse Inc., Hurley International LLC, le proprie collegate, incluso il tuo datore di lavoro (collettivamente “Nike”, “noi”, “nostro”) rispettano la tua privacy. Ci impegniamo a trattare le Informazioni personali dei nostri dipendenti in conformità con le leggi applicabili e le politiche di Nike. Ai fini della presente Informativa, per “Informazioni personali” si intende qualsiasi informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile.

Questa Informativa sulla privacy dei dipendenti (“Informativa”) descrive i tipi di Informazioni personali che raccogliamo e trattiamo sui nostri dipendenti, come utilizziamo le Informazioni personali, con chi le condividiamo, per quanto tempo le manteniamo e i tuoi diritti in relazione alle tue Informazioni personali. La presente Informativa descrive anche le misure che adottiamo per salvaguardare le Informazioni personali e in che modo i dipendenti possono contattarci in merito alle nostre pratiche sulla privacy e in caso di domande. L’entità responsabile per la raccolta e il trattamento delle Informazioni personali è il tuo datore di lavoro di riferimento. È possibile accedere a tutti i dettagli del proprio datore di lavoro verificando il contratto di lavoro o contattando HRDirect.

Questa Informativa si applica ai dipendenti e agli stagisti attuali e pregressi di Nike (collettivamente i “dipendenti”). Se sei un lavoratore temporaneo esterno (External Temporary Worker, “ETW”) o un appaltatore indipendente che fornisce servizi a Nike, ti preghiamo di contattare il tuo datore di lavoro diretto per informazioni sulle sue pratiche di protezione dei dati.

Nike può fornire ulteriori informative e politiche sulla privacy o sulla protezione dei dati ai dipendenti nell’ambito di funzioni specifiche, ove appropriato. Nike può inoltre fornire ulteriori politiche sulla privacy o sulla protezione dei dati nelle giurisdizioni in cui ciò è richiesto ai fini di conformità con la legge locale.

Questa Informativa si applica in aggiunta a tutte le altre politiche aziendali di Nike, compreso il Codice Etico (“Dentro le righe”), la Politica sulle comunicazioni elettroniche, la Politica sui social media e l’Informativa sulla privacy del candidato di Nike, disponibili su Zero.

Tipi di Informazioni personali che raccogliamo e come le utilizziamo

Raccogliamo e trattiamo Informazioni personali su di te per quanto necessario per gestire i termini del tuo contratto di lavoro e rispettare gli obblighi legali a cui siamo soggetti. Ciò include la difesa legale di Nike e il rispetto delle leggi fiscali, finanziarie, di lavoro e previdenziali, o le leggi e gli ordini che richiedono la divulgazione di dati alle autorità competenti in conformità con la legge applicabile o l’ordine del tribunale. Trattiamo inoltre le tue Informazioni personali per perseguire i legittimi interessi aziendali di Nike. Quando trattiamo Informazioni personali per i nostri interessi legittimi, adottiamo misure appropriate per garantire che gli interessi che perseguiamo siano bilanciati con i tuoi interessi, i tuoi diritti e le tue libertà, che siamo lieti di illustrarti su richiesta. Usiamo metodi manuali o automatizzati per trattare le tue Informazioni personali.

Inserimento: raccogliamo e trattiamo le tue Informazioni personali attraverso il processo di inserimento per preparare e amministrare il tuo rapporto di lavoro e per rispettare gli obblighi legali a cui siamo soggetti. Ciò include:

• le informazioni che ci hai fornito durante il processo di assunzione, compreso il tuo curriculum vitae, il modulo di domanda, la storia lavorativa, l’istruzione conseguita, i diplomi, i titoli accademici, le lingue e le qualifiche, i riferimenti e le eventuali licenze professionali, le iscrizioni o le certificazioni;
• le tue informazioni di contatto di base, tra cui nome, indirizzo, numeri di telefono (casa, cellulare, lavoro), indirizzo e-mail, cittadinanza/nazionalità, data e luogo di nascita, genere, informazioni sui permessi di lavoro, se applicabile;
• i tuoi identificativi emessi dal governo, soggetti alle condizioni della legge applicabile, come i dati dei tuoi codici identificativi nazionali, il numero di codice fiscale, il numero di previdenza sociale o di assicurazione nazionale, il numero del passaporto e, se necessario per il tuo lavoro, il numero della tua patente di guida;
• i tuoi dati bancari e finanziari con finalità di retribuzione/busta paga, ad esempio il tuo stipendio, eventuali altri compensi, il tuo numero IBAN o il numero di conto bancario, il nome della banca e i dettagli;
• le informazioni sul lavoro e sulla posizione, compreso il numero di identificazione del dipendente, il numero del badge, il titolo e la descrizione del lavoro, il dipartimento e il responsabile, le linee di segnalazione, la sede di lavoro, il centro di costo, l’unità o il gruppo aziendale, lo stato lavorativo, ad es. se tempo pieno o part-time, le ore di lavoro, il periodo di prova se applicabile e i termini del contratto di lavoro;
• le informazioni riguardanti l’uso della rete aziendale e dei dispositivi, se applicabile, quali nome utente, password, dettagli di contatto, numero di telefono di lavoro e dati del dispositivo (computer, telefono, numero ID del tablet), foto aziendale, se fornita; e
• le informazioni sulla tua vita personale o familiare, compreso lo stato civile, le persone a carico, i beneficiari e il partner/coniuge e le informazioni di contatto di emergenza.
• Potremmo conservare le informazioni che raccogliamo quando effettuiamo la verifica preliminare della tua identità, del tuo indirizzo o delle referenze e, laddove consentito dalla legge locale, la verifica dei controlli dei precedenti personali (inclusi i dati penali o giudiziari) su di te, in conformità con le norme della Politica sui controlli dei precedenti personali di Nike.

Gestione delle risorse umane: raccogliamo inoltre le Informazioni personali generate durante il tuo impiego, in quanto ciò è necessario per l’esecuzione del contratto e per gestire il tuo rapporto di lavoro con Nike. Ciò include

• le informazioni sul tuo orario di lavoro e sui tuoi permessi, tra cui presenze, vacanze/ferie, permessi o assenze, viaggi e mobilità;
• le informazioni economiche e finanziarie su compensi e benefit, compresi i tuoi dati bancari e di conto ai fini della retribuzione e dei compensi, le informazioni su aumenti e bonus, il pacchetto di benefit e le informazioni e i dettagli associati a pensioni o programmi assicurativi che potrebbero essere offerti nel tuo paese;
• le informazioni relative alle valutazioni e alla tua performance lavorativa, compresi i dati ordinari di valutazione, le revisioni e il feedback, i dettagli sui piani di performance e le informazioni associate allo sviluppo professionale come la formazione (interna ed esterna), i corsi, i seminari e le conferenze e le informazioni sulla pianificazione della successione;
• le informazioni raccolte per finalità di viaggi e relative spese, quali carta di credito, coordinate bancarie (numero di conto, IBAN, ecc.), dettagli su prenotazioni e itinerario, informazioni sul passaporto (numero, scadenza, autorità di rilascio, ecc.) e informazioni su visti e immigrazione, nonché preferenze di viaggio (preferenza di posto, restrizioni dietetiche, frequent flyer e corporate membership, ove previsto);
• le informazioni associate a mobilità, trasferimenti e ricollocazioni (in sede di assunzione o nell’ambito di trasferimenti o incarichi di lavoro), compresi i dati familiari, lo stato d’immigrazione e la nazionalità/cittadinanza, le informazioni fiscali e previdenziali, ecc., e
• le informazioni sulla tua partecipazione e sull’amministrazione del Piano di acquisto azionario dei dipendenti di Nike Inc. (Employee Stock Purchase Plan, ESPP, cioè un programma di incentivazione volontario, vedi anche il paragrafo 2.6) e l’assegnazione di bonus, comprese le tue informazioni di contatto, le informazioni fiscali nazionali (incluso l’identificativo nazionale), la nazionalità, la qualifica di lavoro, le azioni e la posizione, i dettagli degli acquisti e i diritti alle azioni attribuiti, annullati, esercitati, (non) maturati o in essere, ai fini dell’attuazione, dell’amministrazione e della gestione dell’ESPP.

Sicurezza e protezione

• Le nostre strutture utilizzano CCTV per la sicurezza e l’incolumità dei dipendenti, e per altre finalità aziendali legittime (ad esempio, prevenzione di danni). Nelle strutture che utilizzano CCTV viene visualizzata una segnaletica in evidenza e rendiamo disponibili ulteriori informazioni su tali pratiche laddove ciò sia richiesto dalla legge applicabile. Potremmo quindi avere la necessità di utilizzare le riprese o le registrazioni della videocamera in tali strutture per proteggere gli interessi legittimi o per difendere i diritti legali di Nike come consentito dalla legge applicabile.
• Trattiamo anche le Informazioni personali associate alla protezione della salute e della sicurezza dei dipendenti nei luoghi di lavoro, compresi i dettagli di contatto e le Informazioni personali (come i dettagli della patente di guida) e una descrizione dell’incidente o dell’infortunio e degli eventuali rimedi adottati.
• Inoltre, trattiamo le informazioni sul tuo utilizzo dei dispositivi, della tecnologia e della rete di Nike per perseguire il nostro legittimo interesse di garantire la sicurezza delle nostre informazioni e dei sistemi di informativi. Ulteriori informazioni su queste pratiche sono descritte nella Politica sulle comunicazioni elettroniche di Nike.
• In casi eccezionali, potremmo avere la necessità di trattare le tue Informazioni personali se è necessario per proteggere i tuoi interessi vitali, come nel caso in cui si verifichi un incidente durante il lavoro o durante un viaggio di lavoro.

Offboarding: raccogliamo e trattiamo le Informazioni personali durante il processo di offboarding per finalizzare il rapporto di lavoro e per ottemperare ai nostri obblighi legali. Ciò include le informazioni associate al pensionamento e alla risoluzione del rapporto di lavoro, come i dettagli di pensionamento, dimissioni, licenziamenti/riorganizzazione, incluso il periodo di preavviso, la data di cessazione, il motivo della cessazione e gli accordi per la risoluzione, il pensionamento e la gestione della pensione.

Programmi volontari: di volta in volta, possiamo offrire programmi volontari per i dipendenti che trattano le Informazioni personali ai quali puoi liberamente accettare di partecipare.

Trattamento dei dati sensibili: durante l’inserimento e per tutta la durata del tuo rapporto di lavoro, potremmo raccogliere Informazioni personali sensibili in base alle condizioni della legge applicabile. Ad esempio, potresti essere tenuto a fornire a noi o al medico dell’azienda informazioni mediche per permetterci di gestire problemi di malattia, incapacità o disabilità. In alcuni paesi, puoi fornirci volontariamente i dati relativi alla tua razza, etnia, religione o al tuo orientamento sessuale per finalità di diversità e pari opportunità e laddove richiesto o permesso dalla legge. Potremmo inoltre essere tenuti a raccogliere dati sensibili per conformarci ai nostri requisiti legali in materia di diritto del lavoro, sicurezza sociale e protezione sociale (ad es., oneri sulla retribuzione, numero di codice fiscale o di previdenza sociale).

Altre finalità aziendali legittime: potremmo avere la necessità di usare le tue Informazioni personali sulla base del nostro interesse legittimo come necessario per condurre indagini, difendere gli interessi legali di Nike, esercitare azioni o contenziosi e rispettare gli ordini giudiziari o regolamentari. Possiamo inoltre avere la necessità di mantenere registri disciplinari e dei reclami (ad es. registri di accuse, indagini o verifiche), come consentito o richiesto dalla legge. Trattiamo le Informazioni personali secondo le necessità per gestire la “Alertline” di Nike in conformità con il Codice Etico (“Dentro le righe”) di Nike.

Fonti delle Informazioni personali

Ci sforziamo di ottenere Informazioni personali direttamente da te per mantenerle accurate, aggiornate e pertinenti. La raccolta di Informazioni personali può verificarsi durante il processo di candidatura per il lavoro, durante il processo di inserimento dei dipendenti o su base ad hoc durante l’impiego.

Riceviamo altresì Informazioni personali su di te dal tuo responsabile di linea (ad esempio, per la revisione della performance o le revisioni annuali) o da altri colleghi (ad esempio, nel contesto di verifiche periodiche, valutazioni o se si conduce un’indagine disciplinare). Di volta in volta, potremmo ricevere Informazioni personali su di te da terzi, ad esempio da clienti, partner di negozi, membri del pubblico e organismi di regolamentazione.

Divulgazioni di Informazioni personali

Condividiamo le tue Informazioni personali con altre entità di Nike per finalità amministrative laddove richiesto per eseguire processi globali, eseguire report di gruppo o prendere decisioni su assunzioni o promozioni di dirigenti in base al nostro legittimo interesse di amministrare le nostre operazioni HR. Ciò viene tipicamente gestito dai nostri centri di assistenza HR Direct che servono Asia, Europa e il resto del mondo; questi si trovano, rispettivamente, a Singapore (Nike Trading Company B.V., Filiale di Singapore), nei Paesi Bassi (Nike European Operations Netherlands B.V.) e negli Stati Uniti (Nike, Inc.).

In qualità di azienda globale, Nike si affida a fornitori di servizi e venditori che forniscono prodotti e servizi; le tue Informazioni personali saranno divulgate a questi terzi in base al nostro legittimo interesse di coinvolgere terzi ove necessario con la finalità di raggiungere gli obiettivi sopra delineati. Questi includono contabili, studi legali e fornitori di servizi legali, professionisti fiscali o finanziari, fornitori di paghe e prestazioni retributive, società di trasferimento, società di previdenza e assicurazione, specialisti delle risorse umane, consulenti, appaltatori, supporto IT e fornitori di storage. Molti dei nostri fornitori globali di servizi HR si trovano negli Stati Uniti e in paesi al di fuori del proprio paese di impiego.

I nostri terzi fornitori di servizi possono avere accesso alle tue Informazioni personali per eseguire determinate funzioni o possono ospitare le tue Informazioni personali nel quadro di una soluzione “basata sul cloud” utilizzata dai dipendenti di Nike. Nike utilizza terzi fornitori di servizi che forniscono garanzie sufficienti per la protezione delle tue Informazioni personali. Tutti i fornitori devono sottoporsi alla valutazione del rischio fornitori di Nike. Nike richiede per contratto ai terzi fornitori di servizi di attuare adeguati obblighi di sicurezza e riservatezza dei dati, in conformità con la legge applicabile.

Alcuni terzi ai quali potremmo divulgare Informazioni personali, ad esempio i fornitori di assicurazioni sanitarie e gli amministratori del regime pensionistico, sono i titolari del trattamento dei dati di proprio diritto e devi fare riferimento alle loro informative sulla privacy in relazione alle modalità con cui utilizzano le tue Informazioni personali.

Potremmo essere tenuti a divulgare le tue Informazioni personali a terzi in risposta a ordini o richieste da parte di tribunali, autorità di regolamentazione, agenzie governative, parti di un procedimento legale o autorità pubbliche, o per conformarci a requisiti normativi.

Le tue Informazioni personali possono anche essere comunicate a consulenti, potenziali partner di transazioni o terzi interessati in relazione al corrispettivo, alla negoziazione o al completamento di una transazione aziendale o alla ristrutturazione dell’attività o delle attività di qualsiasi parte di Nike.

Trasferimenti di dati transfrontalieri

La natura globale della nostra attività implica che le tue Informazioni personali possano essere divulgate a entità di Nike o a terzi fornitori o partner di servizi, situati al di fuori del paese in cui lavori. Per le finalità di amministrazione interna, le tue Informazioni personali verranno conservate sui server di Nike negli Stati Uniti o in altri database utilizzati dai dipartimenti delle risorse umane di Nike a livello locale o regionale. Usiamo anche i backup per mantenere l’integrità delle Informazioni personali e dei nostri sistemi, a seconda della tua sede.

Facciamo affidamento su uno o più Accordi di trasferimento dei dati intra-gruppo per garantire che le Informazioni personali ricevano un livello adeguato di protezione in tutte le entità di Nike. In base alla legge applicabile, stipuliamo accordi di trasferimento dei dati con i nostri fornitori di servizi o verifichiamo che i nostri fornitori di servizi siano certificati secondo degli schemi di protezione dei dati appropriati.

Sicurezza delle Informazioni personali

Nike implementa misure di sicurezza fisiche, tecniche e amministrative concepite per proteggere le Informazioni personali da perdita, uso improprio, modifica, distruzione o danni. Consulta il Programma di sicurezza delle informazioni di Nike (“NISP”) per ulteriori informazioni. Compiamo ogni ragionevole sforzo per garantire che il livello di sicurezza sia adeguato al rischio associato al trattamento delle Informazioni personali.

Implementiamo anche controlli di accesso per garantire che l’accesso alle Informazioni personali sia limitato al personale di Nike che deve poter accedere ai dati per espletare le proprie mansioni.

Conservazione delle Informazioni personali

Conserviamo le Informazioni personali dei dipendenti per tutto il tempo necessario a soddisfare lo scopo per cui sono state raccolte. In alcuni casi, gli obblighi legali o normativi ci impongono di conservare registrazioni specifiche per un periodo di tempo prestabilito, anche dopo la conclusione del rapporto di lavoro. In altri casi, conserviamo i registri per risolvere domande o controversie che potrebbero sorgere di volta in volta e laddove consentito dalla legge applicabile. Per ulteriori informazioni sulle pratiche di conservazione dei dati di Nike, inclusi i registri dei dipendenti, fai riferimento alla Politica di conservazione dei documenti di Nike.

I tuoi diritti

A seconda di dove ti trovi nel mondo e della legge applicabile, potresti avere alcuni diritti in relazione alle tue Informazioni personali. Puoi richiedere:

• l’accesso e ottenere una copia delle Informazioni personali che conserviamo su di te;
• la correzione delle tue Informazioni personali che sono inaccurate, incomplete o superate;
• la cancellazione delle tue Informazioni personali in determinate circostanze previste dalla legge, ad esempio laddove le tue Informazioni personali non siano più necessarie per noi;
• di limitare l’uso delle tue Informazioni personali in determinate circostanze previste dalla legge, ad esempio se consideriamo un’altra richiesta che hai inoltrato;
• di esportare le Informazioni personali trattate in base al contratto di lavoro e di trasmetterle a un’altra società dove tecnicamente fattibile;

Potresti anche avere il diritto di opporti al trattamento delle tue Informazioni personali per motivi relativi alla tua particolare situazione e puoi revocare il tuo consenso, se vi hai precedentemente acconsentito. Questi diritti non sono assoluti.

Rispetteremo la tua richiesta nella misura prevista dalla legge applicabile tenendo conto dei limiti temporali e delle eccezioni applicabili.

È inoltre possibile consultare o presentare un reclamo presso l’autorità di controllo nel tuo paese.

Informazioni di contatto

In caso di domande riguardanti questa Informativa o se desideri esercitare i tuoi diritti, contatta il tuo responsabile HR locale. Puoi anche contattare l’ufficio per la privacy di Nike o il Responsabile della protezione dei dati tramite e-mail all’indirizzo privacy.office@nike.com.

INFORMATIVA GLOBALE SULLA PRIVACY DEI DIPENDENTI DI NIKE: integrazioni specifiche per paese

INTEGRAZIONE ITALIANA

Data: maggio 2018

Se risiedi in Italia, la seguente ulteriore disposizione specifica italiana si applica al trattamento delle tue Informazioni personali:

Raccogliamo e trattiamo le tue Informazioni personali attraverso il processo di inserimento per costituire e amministrare il tuo rapporto di lavoro e per rispettare gli obblighi legali a cui siamo soggetti. Questo può includere, oltre alle categorie di Informazioni personali elencate nella Sezione 2.7 dell’Informativa globale sulla privacy dei dipendenti di Nike:

• Dati relativi (i) all’appartenenza sindacale, per ottemperare all’obbligo di detrarre la quota associativa pertinente dalla tua retribuzione o consentirti di fruire delle prerogative dei membri del sindacato; (ii) alla tua affiliazione ad un partito politico o alla tua religione, per soddisfare la/e tua/e richiesta/e che ti siano riconosciuti gli specifici diritti connessi e (iii) ai membri della tua famiglia con una condizione di salute specifica o uno stato di disabilità per consentirti di sostenerli come previsto dalla legge applicabile o dal contratto collettivo di lavoro.