WERELDWIJD WERKNEMERSPRIVACYBELEID VAN NIKE

Datum: Mei 2018

Nike verzamelt en verwerkt de Persoonlijke informatie die u ons verstrekt als onderdeel van ons inwerkingsprocedure voor werknemers. We verzamelen en verwerken ook aanvullende soorten Persoonlijke informatie over u gedurende uw dienstverband bij Nike voor het beheren van ons personeelsprogramma, om te voldoen aan arbeidscontracten en toepasselijke wetgeving op het gebied van werkgelegenheid, sociale zekerheid, gezondheid op de werkplek en veiligheid, en om uw deelname aan vrijwillige werkprogramma’s te beheren.

Uw Persoonlijke informatie kan worden opgeslagen in de databases van Nike in de Verenigde Staten en kunnen worden verwerkt door externe dienstverleners die namens Nike optreden. Als u toegang wilt hebben tot uw Persoonlijke informatie, of deze informatie zou willen verwijderen, corrigeren of andere rechten wilt uitoefenen die u mogelijk hebt als onderdeel van dit Beleid, neem dan rechtstreeks contact op met uw lokale HR-manager. U kunt ook contact opnemen met het Privacykantoor of de functionaris voor gegevensverwerking van Nike door een e-mail te sturen naar privacy.office@nike.com.

Introductie en reikwijdte

Nike Inc., Converse Inc., Hurley International LLC en hun verbonden ondernemingen, waaronder uw werkgever (gezamenlijk “Nike”, “wij/we”, “onze/ons”) respecteren uw privacy. We zetten ons in om de Persoonlijke informatie van onze werknemers te verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en de beleidslijnen van Nike. Voor de doeleinden van dit Beleid betekent “Persoonlijke informatie” alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Dit Werknemersprivacybeleid (“Beleid”) beschrijft de soorten Persoonlijke informatie die we verzamelen en verwerken over onze werknemers, hoe we de Persoonlijke informatie gebruiken, met wie we deze delen, hoelang we deze bewaren en uw rechten met betrekking tot uw Persoonlijke informatie. Dit Beleid beschrijft ook de maatregelen die we nemen om de Persoonlijke informatie te beschermen en hoe werknemers contact met ons kunnen opnemen over onze privacypraktijken en in geval van vragen. De entiteit die verantwoordelijk is voor de verzameling en verwerking van uw Persoonlijke informatie is uw geregistreerde werkgever. U hebt toegang tot de volledige gegevens van uw werkgever door uw arbeidsovereenkomst te controleren of contact op te nemen met HRDirect.

Dit Beleid is van toepassing op de huidige en voormalige werknemers en stagiairs van Nike (gezamenlijk “werknemers”). Als u een externe tijdelijke werknemer (External Temporary Worker, “ETW”) of een onafhankelijke contractant bent die diensten verleent aan Nike, neem dan contact op met uw directe werkgever om te informeren naar hun praktijken voor gegevensbescherming.

Nike kan, indien van toepassing, aanvullende verklaringen en beleidslijnen voor privacy of gegevensbescherming aan werknemers in specifieke functies verstrekken. Nike kan ook aanvullende beleidslijnen voor privacy of gegevensbescherming verstrekken in jurisdicties waar dit vereist is om te voldoen aan de lokale wetgeving.

Dit Beleid is van toepassing als aanvulling op alle andere beleidslijnen van Nike, waaronder de Gedragscode van Nike (“Inside the Lines”), het Beleid elektronische communicatie, het Beleid social media en het Privacybeleid van de aanvrager, dat beschikbaar is op Zero.

Soorten Persoonlijke informatie die we verzamelen en hoe we deze gebruiken

Wij verzamelen en verwerken voor zover nodig Persoonlijke informatie over u om de voorwaarden van uw arbeidsovereenkomst te beheren en om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen waaraan wij zijn onderworpen. Hieronder valt de juridische onderbouwing van Nike en het naleven van de wetgeving inzake belasting, financiën, arbeidsvoorwaarden en sociale zekerheid, of wetten en instructies die de bekendmaking van gegevens aan bevoegde autoriteiten vereisen in overeenstemming met toepasselijke wetgeving of een gerechtelijk bevel. We verwerken uw Persoonlijke informatie ook om de legitieme zakelijke belangen van Nike na te streven. Bij het verwerken van Persoonlijke informatie voor onze legitieme belangen nemen wij passende maatregelen om ervoor te zorgen dat de belangen die we nastreven in evenwicht zijn met uw belangen, rechten en vrijheden, die we u op verzoek graag uitleggen. We gebruiken handmatige of geautomatiseerde methodes om uw Persoonlijke informatie te verwerken.

Inwerking– Wij verzamelen en verwerken uw Persoonlijke informatie tijdens de inwerkingsprocedure om uw arbeidsrelatie op te zetten en te beheren en om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen waaraan wij zijn onderworpen. Dit omvat:

• de informatie die u ons hebt verstrekt tijdens de wervingsprocedure, waaronder uw curriculum vitae, sollicitatieformulier, werkgeschiedenis, opleiding, diploma’s, academische bestanden, talen en kwalificaties, referenties en eventuele professionele licenties, lidmaatschappen of certificeringen;
• uw basis contactgegevens, waaronder uw naam, adres, telefoonnummers (thuis, mobiel, werk), e-mailadres, staatsburgerschap/nationaliteit, geboortedatum en plaats, geslacht en, indien van toepassing, informatie over uw werkvergunning;
• uw door de overheid uitgegeven ID’s onder de voorwaarden van de toepasselijke wetgeving, zoals uw nationale identiteitsgegevens, identificatienummer voor belasting, burgerservicenummer of nationaal verzekeringsnummer, paspoortnummer en, indien vereist voor uw functie, uw rijbewijsnummer;
• uw bank- en financiële gegevens om redenen van het salaris/de salarisadministratie, zoals uw salaris, andere vergoedingen, uw IBAN-nummer of bankrekeningnummer en de naam en gegevens van uw bank;
• informatie over uw functie en positie, waaronder uw werknemersidentificatienummer, badgenummer, functietitel en beschrijving, afdeling en manager, rapportagelijnen, werklocatie, cost center, bedrijfseenheid of groep, werkstatus zoals fulltime of parttime, werktijden, proeftijd indien van toepassing en de voorwaarden van uw arbeidsovereenkomst;
• informatie voor gebruik van het bedrijfsnetwerk en apparaten indien van toepassing, zoals gebruikersnaam, wachtwoord, contactgegevens, werktelefoonnummer en apparaatgegevens (identificatienummers van computer, telefoon, tablet), bedrijfsfoto indien aanwezig; en
• informatie over uw persoonlijke of gezinsleven, waaronder burgerlijke staat, afhankelijke personen, begunstigden en partner/echtgeno(o)t(e), en contactgegevens voor noodgevallen.
• We kunnen de informatie die we verzamelen als we een controle uitvoeren van uw identiteit, adres of referenties voordat u bij ons in dienst komt en, indien toegestaan door de lokale wetgeving, de verificatie van antecedentenonderzoeken (waaronder strafrechtelijke of juridische gegevens) over u bewaren, overeenkomstig het Antecedentenonderzoeksbeleid van Nike.

Human resourcesmanagement – Daarnaast verzamelen we Persoonlijke informatie die wordt gegenereerd tijdens uw dienstverband omdat dit nodig is voor de uitvoering van uw contract en helpt bij het beheren van uw werkrelatie met Nike. Dit omvat

• informatie over uw werktijden en verlof, waaronder uw aanwezigheid, vakantie, verlof of afwezigheid, reizen en mobiliteit;
• economische en financiële informatie voor compensatie en secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder uw bank- en rekeninggegevens voor vergoedingen en compensaties, informatie over salarisverhogingen en bonussen, uw secundaire arbeidsvoorwaardenpakket en informatie en gegevens in verband met pensioenen of verzekeringsprogramma’s die mogelijk in uw land worden aangeboden;
• informatie met betrekking tot uw werkevaluaties en prestaties, waaronder periodieke evaluatiegegevens, beoordelingen en feedback, gegevens over prestatieplanning en informatie in verband met professionele ontwikkeling, zoals trainingen (zowel intern als extern), cursussen, seminars en conferenties, en informatie over opvolgingsplanning;
• informatie die verzameld wordt om redenen van reizen en onkosten, zoals creditcardgegevens, bankgegevens (rekeningnummer, IBAN enz.), boekings- en reisgegevens, paspoortinformatie (nummer, vervaldatum, uitgevende instantie enz.), visum- en immigratieinformatie en reisvoorkeuren (stoelvoorkeur, dieetbeperkingen, frequent flyer en bedrijfslidmaatschappen, indien verstrekt);
• informatie in verband met mobiliteit, overplaatsingen en verhuizing (hetzij op het moment van de aanstelling of als onderdeel van een overplaatsing of werkopdracht), waaronder familiegegevens, immigratiestatus en nationaliteit/staatsburgerschap, informatie over belasting en sociale zekerheid enz.; en
• informatie over uw deelname aan en administratie van het Nike Inc. Employee Stock Purchase Plan (ESPP – een vrijwillig stimuleringsprogramma, zie ook paragraaf 2.6) en bonustoelagen, waaronder uw contactgegevens, nationale belastinginformatie (waaronder uw nationale identificatiecode), nationaliteit, functietitel, aandelen en positie, gegevens over aankopen en rechten op toegekende, geannuleerde, uitgeoefende, (on)voorwaardelijke of uitstaande aandelen voor de implementatie, administratie en het beheer van ESPP.

Veiligheid en beveiliging

• Onze faciliteiten maken gebruik van CCTV voor de veiligheid en beveiliging van werknemers en andere legitieme zakelijke doeleinden (bijvoorbeeld bescherming tegen schade). De faciliteiten die CCTV gebruiken geven zichtbare signalering weer en we bieden aanvullende informatie over deze praktijken wanneer dit op grond van de toepasselijke wetgeving is vereist. We kunnen daarom gebruikmaken van de camerabeelden of -opnames in die faciliteiten om de legitieme belangen te beschermen of om de wettelijke rechten van Nike te verdedigen als dit toegestaan wordt door de toepasselijke wetgeving.
• We verwerken ook Persoonlijke informatie in verband met de bescherming van de gezondheid en veiligheid van werknemers op de werkplek, waaronder contactgegevens en Persoonlijke informatie (zoals gegevens over rijbewijsnummer) en een beschrijving van een ongeval of letsel en eventueel herstel.
• Daarnaast verwerken we informatie over uw gebruik van apparaten, technologie en netwerken van Nike om ons legitieme belang in het beveiligen van onze informatie en informatiesystemen na te streven. Meer informatie over deze praktijken wordt beschreven in het Elektronische Communicatiebeleid van Nike.
• In uitzonderlijke gevallen moeten we, als dit nodig is om uw essentiële belangen te beschermen, mogelijk uw Persoonlijke informatie verwerken, bijvoorbeeld wanneer er een ongeluk gebeurt op het werk of tijdens zakenreizen.

Uittreding – We verzamelen en verwerken Persoonlijke informatie tijdens de uittreding om de arbeidsrelatie te voltooien en om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. Hieronder valt informatie in verband met pensionering en beëindiging, zoals gegevens over pensionering, ontslag, afvloeiingen/reorganisatie, waaronder de opzegtermijn, einddatum, reden van vertrek en beëindiging, pensionering en pensioenregelingen.

Vrijwillige programma’s - Van tijd tot tijd kunnen we vrijwillige programma’s voor werknemers aanbieden die Persoonlijke informatie verwerken waaraan u vrijwillig kunt deelnemen.

Gevoelige gegevensverwerking – Gedurende uw aanstelling en uw hele arbeidsrelatie kunnen we gevoelige Persoonlijke informatie verzamelen die onder de voorwaarden van de toepasselijke wetgeving valt. U zou ons of onze bedrijfsarts bijvoorbeeld medische informatie moeten verstrekken om ons in staat te stellen ziekte, arbeidsongeschiktheid of invaliditeit te beheren. In sommige landen, waar dit wettelijk vereist of toegestaan is, kunt u ons op vrijwillige basis gegevens over uw ras, etniciteit, religie of seksuele geaardheid verstrekken om redenen van diversiteit en gelijke kansen. We kunnen ook vereist worden om gevoelige gegevens te verzamelen om te voldoen aan onze wettelijke vereisten op het gebied van werkgelegenheid, sociale zekerheid en de wetgeving inzake sociale bescherming (bijv. salarisrechten, belasting- of burgerservicenummer).

Overige legitieme zakelijke doeleinden – Het kan nodig zijn dat we uw Persoonlijke informatie gebruiken op basis van ons legitieme belang, voor zover dat nodig is om onderzoeken uit te voeren, de juridische belangen van Nike te verdedigen, claims of procesvoering toe te passen en om te voldoen aan juridische of wettelijke bevelen. Het kan ook nodig zijn dat we een disciplinaire en klachtenregistratie bijhouden (zoals dossiers over beschuldigingen, onderzoeken of audits), zoals toegestaan of vereist door de wet. We verwerken indien noodzakelijk Persoonlijke informatie om de Alertline van Nike te gebruiken in overeenstemming met de Gedragscode (“Inside the Lines”) van Nike.

Bronnen voor Persoonlijke informatie

We streven ernaar om Persoonlijke informatie rechtstreeks van u te ontvangen en deze nauwkeurig, bijgewerkt en relevant te houden. Het verzamelen van Persoonlijke informatie kan plaatsvinden tijdens de sollicitatieprocedure, tijdens de inwerkingsprocedure van werknemers of op ad hoc basis gedurende uw hele dienstverband.

We ontvangen ook Persoonlijke informatie over u van uw lijnmanager (bijvoorbeeld voor prestatie- of jaarlijkse beoordelingen) of van andere collega’s (bijvoorbeeld in het kader van periodieke beoordelingen, evaluaties of wanneer er een disciplinair onderzoek wordt uitgevoerd). Van tijd tot tijd ontvangen we mogelijk Persoonlijke informatie over u van andere derden, bijvoorbeeld klanten, winkelpartners, het publiek en regelgevende instanties.

Het bekendmaken van persoonlijke gegevens

We delen indien nodig uw Persoonlijke informatie met andere entiteiten van Nike voor administratieve doeleinden om wereldwijde processen uit te voeren, groepsbrede rapportages uit te voeren of beslissingen te nemen over senior medewerkers of promoties op basis van ons legitieme belang om onze HR-activiteiten te beheren. Dit wordt meestal beheerd door onze HR Direct service centers voor Azië, Europa en de rest van de wereld, die gevestigd zijn in respectievelijk Singapore (Nike Trading Company B.V., Singapore Branch), Nederland (Nike European Operations Netherlands B.V.) en de VS (Nike, Inc.).

Als wereldwijd bedrijf vertrouwt Nike op dienstverleners en leveranciers die producten en diensten leveren. Uw Persoonlijke informatie zal aan deze derden bekend worden gemaakt op basis van ons legitieme belang om waar nodig derden in te schakelen om de hierboven uiteengezette doeleinden te bereiken. Hieronder behoren accountants, advocatenkantoren en juridische dienstverleners, deskundigen op het gebied van belasting- of financiële zaken, leveranciers voor loon- en uitkeringsbeheer, verhuisbedrijven, pensioen- en verzekeringsmaatschappijen, human resourcesspecialisten, consulenten, aannemers, IT-ondersteuning en leveranciers van opslag. Veel van onze internationale HR-dienstverleners bevinden zich in de Verenigde Staten en in landen buiten het land van uw dienstverband.

Onze externe dienstverleners hebben mogelijk toegang tot uw Persoonlijke informatie om bepaalde functies uit te voeren, of kunnen uw Persoonlijke informatie hosten als onderdeel van een “cloudgebaseerde” oplossing die door werknemers van Nike wordt gebruikt. Nike maakt gebruik van externe dienstverleners die voldoende garantie bieden voor de bescherming van uw Persoonlijke informatie. Alle leveranciers moeten de risicobeoordeling voor leveranciers van Nike ondergaan. Nike heeft externe dienstverleners op contractbasis nodig om passende gegevensbescherming en vertrouwelijkheidsverplichtingen te implementeren, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

Sommige derden aan wie wij Persoonlijke informatie kunnen verstrekken, bijvoorbeeld zorgverzekeraars en beheerders van pensioenregelingen, zijn zelf verantwoordelijk voor de verwerking van gegevens en u dient hun eigen privacybeleid te raadplegen met betrekking tot de manier waarop zij uw Persoonlijke informatie gebruiken.

Het is mogelijk dat wij uw Persoonlijke informatie bekend moeten maken aan derden in reactie op een bevel of verzoek van rechtbanken, regelgevende instanties, overheidsinstanties, partijen van een gerechtelijke procedure of openbare autoriteiten, of om te voldoen aan wettelijke vereisten.

Uw Persoonlijke informatie kan ook bekend worden gemaakt aan adviseurs, potentiële transactiepartners of geïnteresseerde derden in verband met de overweging, onderhandeling of voltooiing van een zakelijke transactie of een herstructurering van het bedrijf of de activa van een onderdeel van Nike.

Grensoverschrijdende gegevensoverdracht

Het wereldwijde karakter van ons bedrijf betekent dat uw Persoonlijke informatie bekend kan worden gemaakt aan entiteiten van Nike of aan externe dienstverleners of partners, die buiten het land waar u werkt zijn gevestigd. Voor interne administratieve doeleinden wordt uw Persoonlijke informatie opgeslagen op de servers van Nike in de Verenigde Staten of andere databases die lokaal of regionaal worden gebruikt door de afdelingen human resources van Nike. We gebruiken, afhankelijk van uw locatie, ook back-ups om de integriteit van uw Persoonlijke informatie en onze systemen te behouden.

We vertrouwen op (een) Intra-Group Data Transfer Agreement(s) om ervoor te zorgen dat uw Persoonlijke informatie binnen de entiteiten van Nike een geschikt niveau van bescherming heeft. We sluiten als onderdeel van de toepasselijke wetgeving overeenkomsten voor gegevensoverdracht af met onze dienstverleners, of controleren of onze dienstverleners zijn gecertificeerd volgens de juiste regelingen voor gegevensbescherming.

Beveiliging van Persoonlijke informatie

Nike implementeert fysieke, technische en administratieve beveiligingsmaatregelen om uw Persoonlijke informatie te beschermen tegen verlies, misbruik, wijziging, vernietiging of beschadiging. U kunt het Programma voor informatiebeveiliging van Nike (Nike’s Information Security Program, “NISP”) raadplegen voor meer informatie. We doen al het mogelijke om ervoor te zorgen dat het beveiligingsniveau geschikt is voor het risico dat gepaard gaat met de verwerking van Persoonlijke informatie.

We implementeren ook toegangscontroles om ervoor te zorgen dat de toegang tot Persoonlijke informatie beperkt wordt tot het personeel van Nike dat toegang moet hebben om hun taken uit te voeren.

Het bewaren van Persoonlijke informatie

We bewaren Persoonlijke informatie van werknemers zo lang als nodig om te voldoen aan het doeleinde waarvoor deze werd verzameld. In bepaalde gevallen vereisen wettelijke of reglementaire verplichtingen ons om specifieke dossiers te bewaren gedurende een bepaalde periode, ook na het beëindigen van uw dienstverband. In andere gevallen bewaren we, waar dat door de toepasselijke wetgeving is toegestaan, gegevens om vragen of geschillen op te lossen die van tijd tot tijd kunnen ontstaan. Voor meer informatie over de praktijken van Nike voor het bewaren van gegevens, waaronder de werknemersbestanden, kunt u het Beleid voor het bewaren van bestanden van Nike raadplegen.

Uw rechten

Afhankelijk van waar u zich in de wereld bevindt en van de toepasselijke wetgeving, hebt u mogelijk bepaalde rechten met betrekking tot uw Persoonlijke informatie. U kunt een verzoek indienen voor:

• toegang tot en het verkrijgen van een kopie van de Persoonlijke informatie die we over u bewaren;
• correctie van uw Persoonlijke informatie die onnauwkeurig, onvolledig of verouderd is;
• het wissen van uw Persoonlijke informatie in bepaalde omstandigheden die door de wetgeving vastgesteld worden, zoals wanneer wij uw Persoonlijke informatie niet langer nodig hebben;
• beperking van het gebruik van uw Persoonlijke informatie in bepaalde door de wet vastgestelde omstandigheden, zoals wanneer wij een ander verzoek overwegen dat u hebt ingediend;
• het exporteren van de Persoonlijke informatie die we verwerken op basis van uw arbeidsovereenkomst en het overdragen van deze informatie naar een ander bedrijf als dit technisch haalbaar is.

U hebt mogelijk ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw Persoonlijke informatie om redenen die verband houden met uw specifieke situatie, en u kunt uw toestemming intrekken, als u daarvoor toestemming hebt gegeven. Deze rechten zijn niet absoluut.

We zullen aan uw verzoek voldoen voor zover dat vereist wordt door de toepasselijke wetgeving en rekening houden met toepasselijke tijdskaders en uitzonderingen.

U kunt ook advies inwinnen of een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteiten in uw land.

Contactinformatie

Als u vragen hebt over dit Beleid of uw rechten wilt uitoefenen, dan kunt u contact opnemen met uw lokale HR-manager. U kunt ook contact opnemen met het Privacykantoor of de functionaris voor gegevensverwerking van Nike door een e-mail te sturen naar privacy.office@nike.com.