Datum: maj 2018
Družba Nike zbira in obdeluje osebne podatke, ki nam jih posredujete v okviru našega procesa uvajanja novih zaposlenih. Prav tako zbiramo in obdelujemo dodatne vrste vaših osebnih podatkov ves čas vaše zaposlitve pri družbi Nike za upravljanje našega programa za človeške vire, zagotovitev skladnosti z zaposlitvenimi pogodbami in veljavno zakonodajo na področju zaposlovanja, socialne varnosti ter zdravja in varnosti na delovnem mestu ter za upravljanje vašega sodelovanja v prostovoljnih programih za zaposlene.
Vaši osebni podatki se lahko hranijo v zbirkah podatkov v Združenih državah in jih lahko obdelujejo tretji ponudniki storitev, ki delujejo v imenu družbe Nike. Če bi radi pridobili dostop do svojih osebnih podatkov, jih izbrisali ali popravili oziroma uveljavljali katere koli druge pravice, ki jih morda imate skladno s tem pravilnikom, se obrnite neposredno na vašega lokalnega vodjo za človeške vire. Lahko pa se obrnete tudi na službo za varstvo zasebnosti ali pooblaščeno osebo za varstvo podatkov družbe Nike, tako da pošljete e-pošto na privacy.office@nike.com.
Uvod in obseg
Družbe Nike Inc., Converse Inc. in ter njihove povezane družbe, vključno z vašim delodajalcem (v nadaljevanju skupno imenovane »Nike«, »mi« ali »nas«) spoštujemo vašo zasebnost. Zavezani smo k obdelavi osebnih podatkov naših zaposlenih, skladno z veljavno zakonodajo in pravilniki družbe Nike. Za namen tega pravilnika pojem »osebni podatki« pomeni katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom.
Ta pravilnik o zasebnosti zaposlenih (v nadaljevanju: »pravilnik«) opisuje vrste osebnih podatkov, ki jih zbiramo in obdelujemo o naših zaposlenih, način naše uporabe osebnih podatkov, obdobje njihove hrambe z naše strani ter vaše pravice v povezavi z vašimi osebnimi podatki. Ta pravilnik opisuje tudi ukrepe, ki jih sprejmemo za varovanje osebnih podatkov, ter način, kako lahko zaposleni stopijo v stik z nami glede naših praks zasebnosti ter v primeru vprašanj. Subjekt, odgovoren za zbiranje in obdelavo vaših osebnih podatkov, je vaš uradni delodajalec. Do vseh podatkov o svojem delodajalcu lahko pridobite dostop, tako da preverite svojo zaposlitveno pogodbo ali se obrnete na HRDirect.
Ta pravilnik velja za vse trenutne in nekdanje uslužbence in vajence družbe Nike (v nadaljevanju skupno imenovani »zaposleni«). Če ste zunanji začasni delavec (»External Temporary Worker«, v nadaljevanju: »ETW«) ali neodvisni pogodbenik, ki zagotavlja storitve za družbo Nike, se obrnite na svojega neposrednega delodajalca, da povprašate o njegovih praksah varstva podatkov.
Družba Nike lahko posreduje dodatna obvestila in pravilnike o zasebnosti in varstvu podatkov zaposlenim na določenih funkcijah, kot je primerno. Družba Nike lahko prav tako posreduje dodatne pravilnike o zasebnosti in varstvu podatkov v jurisdikcijah, kjer je to potrebno, zaradi zagotavljanja skladnosti z lokalno zakonodajo.
Ta pravilnik se poleg tega nanaša na vse druge korporativne pravilnike družbe Nike, vključno z etičnim kodeksom družbe Nike (»Inside the Lines«), pravilnikom o elektronski komunikaciji, pravilnikom o družbenih medijih in pravilnikom o zasebnosti vlagatelja, ki so na voljo za Zero.
Vrste osebnih podatkov, ki jih zbiramo, in načini, kako jih uporabljamo
Vaše podatke zbiramo in uporabljamo, kolikor je potrebno, za upravljanje pogojev vaše zaposlitvene pogodbe in zagotovitev skladnosti s pravnimi obveznostmi, ki veljajo za nas. To vključuje pravno obrambo družbe Nike in zagotavljanje skladnosti z zakoni o davkih, financah, delu in socialnem zavarovanju oziroma zakoni in odredbami, ki zahtevajo razkritje podatkov pristojnim organom, skladno z veljavnim zakonom ali sodno odredbo. Vaše osebne podatke prav tako obdelujemo za zasledovanje legitimnih poslovnih interesov družbe Nike. Pri obdelavi osebnih podatkov za naše legitimne interese sprejmemo ustrezne ukrepe za zagotovitev, da so interesi, ki jih zasledujemo, uravnoteženi z vašimi interesi, pravicami in svoboščinami, ki vam jih na zahtevo z veseljem pojasnimo. Za obdelavo vaših osebnih podatkov uporabljamo ročne in samodejne metode.
Uvajanje – Vaše podatke zbiramo in obdelujemo preko procesa uvajanja za vzpostavitev in upravljanje vašega zaposlitvenega razmerja ter zagotovitev skladnosti s pravnimi obveznostmi, ki veljajo za nas. To vključuje:
Upravljanje s človeškimi viri – Poleg tega zbiramo osebne podatke, ki se ustvarijo med vašo zaposlitvijo, saj je to potrebno za izvajanje vaše pogodbe in pomoč pri upravljanju vašega delovnega razmerja pri družbi Nike. To vključuje
Varovanje in varnost
Odhajanje – Osebne podatke zbiramo in obdelujemo med odhajanjem, da dokončamo zaposlitveno razmerje in izpolnimo svoje pravne obveznosti. To vključuje podatke, povezane z upokojitvijo in prekinitvijo, kot so podatki o upokojitvi, odstopu, odpuščanjih/reorganizaciji, vključno z odpovednim rokom, datumom prekinitve, razlogom za odhod in prekinitev, upokojitvijo in dogovori o upravljanju pokojnin.
Prostovoljni programi – Občasno lahko ponudimo prostovoljne programe za zaposlene, pri katerih se obdelujejo osebni podatki, za udeležbo v njih pa se lahko sami svobodno odločite.
Obdelava občutljivih podatkov – Med uvajanjem in ves čas vašega zaposlitvenega razmerja lahko zbiramo osebne podatke, za katere veljajo pogoji veljavne zakonodaje. Morda boste denimo morali nam ali zdravniku naše družbe posredovati zdravstvene podatke, da nam omogočite urejanje vprašanj glede bolezni, nezmožnosti ali invalidnosti. V nekaterih državah nam lahko prostovoljno posredujete podatke o svoji rasi, etnični pripadnosti, verski pripadnosti ali spolni usmerjenosti, za namene raznolikosti in enakih možnosti ter v primerih, v katerih to zahteva ali dovoljuje zakonodaja. Od nas se lahko zahteva, da zbiramo občutljive podatke za zagotovitev skladnosti z našimi pravnimi zahtevami na področju delovnega prava, prava socialnega zavarovanja in prava socialnega varstva (npr. zastavne pravice na plačah, davčna številka ali številka socialnega zavarovanja).
Drugi legitimni poslovni nameni – Morda moramo uporabiti vaše osebne podatke na podlagi našega legitimnega interesa, kot je potrebno za izvedbo preiskav, obrambo pravnih interesov, izvajanje zahtevkov ali pravdnih postopkov ter zagotovitev skladnosti s sodnimi ali regulativnimi odredbami. Morda bomo morali prav tako ohraniti disciplinske in ugovorne evidence (kot so evidence obtožb, preiskav ali revizij), kot to dovoljuje ali zahteva zakonodaja. Osebne podatke obdelujemo, kot je potrebno za uporabo linije za opozorila družbe Nike (»Alertline«), skladno z etičnim kodeksom družbe Nike (»Inside the Lines«).
Viri osebnih podatkov
Prizadevamo si pridobiti osebne podatke neposredno od vas, da ohranimo njihovo pravilnost, ažurnost in relevantnost. Zbiranje osebnih podatkov se lahko izvaja med postopkom prijave na delovno mesto, med postopkom uvajanja novih zaposlenih oziroma na ad hoc podlagi ves čas vaše zaposlitve.
Vaše osebne podatke prav tako prejemamo od vašega neposredno nadrejenega (denimo za preglede uspešnosti ali letne preglede) ali svojih sodelavcev (denimo v okviru rednih pregledov, ocen oziroma v primeru izvajanja disciplinske preiskave). Občasno lahko osebne podatke prejmemo od tretjih oseb, denimo od strank, trgovskih partnerjev ter pripadnikov javnih in regulativnih organov.
Razkritja osebnih podatkov
Vaše osebne podatke delimo z drugimi subjekti družbe Nike za upravne namene, kjer je to potrebno za vodenje globalnih procesov, izvajanje poročanja o skupini oziroma sprejemanje odločitev o zaposlitvah višjih delavcev ali promocijah na podlagi našega legitimnega interesa za upravljanje delovanja našega oddelka za človeške vire. To običajno upravljajo naši servisni centri HR Direct, ki zagotavljajo storitve v Aziji, Evropi in preostalem delu sveta; ti se nahajajo v Singapurju (Nike Trading Company B.V., Singapore Branch), na Nizozemskem (Nike European Operations Netherlands B.V.) in v ZDA (Nike, Inc.).
Kot globalna družba se Nike opira na ponudnike storitev in prodajalce, ki zagotavljajo izdelke in storitve; vaši osebni podatki bodo razkriti tem tretjim osebam na podlagi našega legitimnega interesa za najem tretjih oseb, kjer je to potrebno za namen doseganja zgoraj opisanih ciljev. Ti vključujejo računovodje, odvetniške pisarne in ponudnike pravnih storitev, davčne ali finančne strokovnjake, ponudnike plačilne liste in ugodnosti, selitvene družbe, pokojninske družbe in zavarovalnice, strokovnjake za človeške vire, svetovalce, pogodbenike, ponudnike informacijske podpore in hrambe. Večina naših globalnih ponudnikov kadrovskih storitev ima sedež v ZDA in v državah zunaj vaše države zaposlitve.
Naši tretji ponudniki imajo lahko dostop do vaših osebnih podatkov, da izvedejo določene funkcije, oziroma lahko gostijo vaše osebne podatke v okviru rešitve »v oblaku«, ki jo uporabljajo zaposleni družbe Nike. Družba Nike uporablja tretje ponudnike, ki zagotavljajo zadostna jamstva za varstvo vaših osebnih podatkov. Vsi prodajalci morajo prestati oceno tveganja prodajalca družbe Nike. Družba Nike pogodbeno zahteva, da tretji ponudniki izpolnijo ustrezne obveznosti glede varnosti in zaupnosti podatkov, skladno z veljavno zakonodajo.
Nekatere tretje osebe, katerim lahko razkrijemo osebne podatke, denimo ponudnikom zdravstvenega zavarovanja in upraviteljem sistema pokojninskega zavarovanja, ki so upravljavci podatkov že sami po sebi, v zvezi z njihovim načinom uporabe vaših osebnih podatkov pa morate preveriti njihove pravilnike o zasebnosti.
Morda bomo morali razkriti vaše osebne podatke tretjim osebam kot odziv na odredbe ali zahteve sodišč, regulatorjev, vladnih agencij, strank v sodnem postopku ali javnih organov oziroma za zagotovitev skladnosti z regulativnimi zahtevami.
Vaši osebni podatki se prav tako lahko razkrijejo svetovalcem, partnerjem v morebitnih transakcijah ali zainteresiranim tretjim osebam v povezavi z obravnavo, izpogajanjem ali izvedbo korporacijske transakcije ali prestrukturiranjem poslovanja ali sredstev katerega koli dela družbe Nike.
Čezmejni prenosi podatkov
Globalna narava našega poslovanja pomeni, da se vaši osebni podatki lahko razkrijejo subjektom družbe Nike ali tretjim ponudnikom storitev ali partnerjem s sedežem zunaj države, v kateri delate. Za namene notranjega upravljanja bodo vaši osebni podatki shranjeni na strežnikih družbe Nike v Združenih državah ali v drugih zbirkah podatkov, ki jih oddelki za človeške vire družbe Nike uporabljajo lokalno ali regionalno. Glede na vašo lokacijo prav tako uporabljamo varnostne kopije za ohranitev celovitosti vaših osebnih podatkov in naših sistemov.
Opiramo se na pogodbo(e) o prenosu podatkov znotraj skupine, da zagotovimo ustrezno raven varstva vaših osebnih podatkov v vseh subjektih družbe Nike. Na podlagi veljavne zakonodaje sklepamo pogodbe o prenosu podatkov z našimi ponudniki storitev oziroma preverjamo, ali so naši ponudniki storitev certificirani, skladno z ustreznimi sistemi varstva podatkov.
Varnost osebnih podatkov
Družba Nike izvaja fizične, tehnične in upravne varnostne ukrepe, zasnovane za varovanje vaših osebnih podatkov pred izgubo, zlorabo, spreminjanjem, uničenjem ali poškodovanjem. Za več informacij glejte Program varnosti informacij (Information Security Program, v nadaljevanju: »NISP«). Razumno si prizadevamo zagotoviti, da je raven varnosti primerna tveganju, povezanim z obdelavo osebnih podatkov.
Prav tako izvajamo nadzor dostopa za zagotovitev, da je dostop do osebnih podatkov omejen na osebje družbe Nike, ki mora imeti dostop, da izvede svoje naloge.
Hramba osebnih podatkov
Osebne podatke zaposlenih hranimo tako dolgo, kolikor je potrebno za izpolnitev namena, za katerega so bili zbrani. V določenih primerih pravne in regulativne obveznosti zahtevajo od nas, da hranimo določene evidence določeno časovno obdobje, vključno z obdobjem po koncu vaše zaposlitve. V drugih primerih hranimo evidence, da razrešimo vprašanja ali spore, ki lahko nastanejo občasno, in če to dovoljuje veljavna zakonodaja. Za več informacij o praksah hrambe podatkov družbe Nike, vključno v zvezi z evidencami zaposlenih, glejte pravilnik o hrambi evidenc.
Vaše pravice
Glede na to, kje na svetu se nahajate, in glede na veljavno zakonodajo, imate lahko določene pravice v zvezi z vašimi osebnimi podatki. Zahtevate lahko:
Prav tako imate pravico do ugovora obdelavi vaših osebnih podatkov na podlagi, ki se nanaša na vaš določen primer, poleg tega pa lahko prekličete svoje soglasje, če ste ga že podali. Te pravice niso absolutne.
Vaši zahtevi bomo ugodili v obsegu, ki ga zahteva veljavna zakonodaja, ob upoštevanju vseh veljavnih časovnih okvirov in izjem.
Prav tako se lahko posvetujete z nadzornim organom v vaši državi ali pri njem vložite pritožbo.
Kontaktni podatki
Če imate vprašanja glede tega pravilnika ali bi radi uveljavili svoje pravice, se obrnite na svojega lokalnega vodjo človeških virov. Lahko pa se obrnete tudi na službo za varstvo zasebnosti ali pooblaščeno osebo za varstvo podatkov družbe Nike, tako da pošljete e-pošto na privacy.office@nike.com.