NIKE GLOBAL ÇALIŞAN GİZLİLİK POLİTİKASI

Tarih: Mayıs 2018

Nike, çalışan işe alıştırma sürecimizin parçası olarak bize sağladığınız Kişisel Bilgileri toplar ve işler. Ayrıca, insan kaynakları programımızı yönetmek, istihdam sözleşmelerine ve istihdam, sosyal güvenlik, işyeri sağlığı ve güvenliği alanındaki geçerli yasaya uymak ve gönüllü çalışan programlarına katılımınızı yönetmek üzere Nike’taki istihdamınız vasıtası ile hakkınızda ilave türlerde Kişisel Bilgiler de toplarız ve işleriz.

Kişisel Bilgileriniz Nike’ın Birleşik Devletler’deki veri tabanlarında depolanabilir ve Nike adına hareket eden üçüncü taraf hizmet tedarikçileri tarafından işlenebilir. Kişisel Bilgilerinize erişmek, onları silmek, düzeltmek veya bu Politika uyarınca sahip olabileceğiniz başka bir hakkı kullanmak istemeniz halinde lütfen doğrudan bölgenizdeki İK yöneticisi ile temas edin. Ayrıca privacy.office@nike.com adresine eposta göndererek Nike’ın Gizlilik Ofisi veya Veri Koruma Görevlisi ile de temas edebilirsiniz.

Giriş ve Kapsam

Nike Inc., Converse Inc., işvereniniz dahil olmak üzere bunların iştirakleri (beraberce “Nike”, “biz”, “bizim”) gizliliğinize saygı gösterir. Çalışanlarımızın Kişisel Bilgilerini geçerli yasaya ve Nike’ın politikalarına uygun şekilde işlemeye kararlıyız. Bu Politikanın amaçları bakımından “Kişisel Bilgi” belirlenmiş veya belirlenebilir gerçek bir kişi ile ilgili olan her türlü bilgi demektir.

Bu Çalışan Gizlilik Politikası (“Politika”) çalışanlarımız hakkında topladığımız ve işlediğimiz Kişisel Bilgi türlerini, Kişisel Bilgileri nasıl kullandığımızı, onları kimler ile paylaştığımızı, onları ne süre ile sakladığımızı ve Kişisel Bilgileriniz ile ilgili haklarınızı açıklamaktadır. Bu Politika aynı zamanda Kişisel Bilgileri korumak için aldığımız önlemleri ve soruları olması halinde çalışanların bizim ile nasıl temas edebileceğini açıklamaktadır. Kişisel Bilgilerinizin toplanmasından ve işlenmesinden sorumlu olan tüzel kişilik kayıtlı işvereninizdir. İstihdam sözleşmenizi kontrol ederek veya HRDirect’e ulaşarak işvereniniz hakkında tam bilgiye erişebilirsiniz.

Bu Politika Nike’ın mevcut ve eski çalışanları ile stajyerleri (topluca “çalışanlar”) için geçerlidir. Nike’a hizmetler sağlayan Dışarıdan Geçici İşçi (“ETW”) veya bağımsız yüklenici olmanız halinde doğrudan işvereninizin veri koruma uygulamaları hakkında araştırma yapmak için lütfen kendisi ile temas ediniz.

Nike belirli görevlerde bulunan çalışanlara uygun olan şekilde ilave gizlilik veya veri koruma bildirimleri ve politikaları sağlayabilir. Nike ayrıca, yerel yasaya uygum için bunun gerekli tutulduğu yetki bölgelerinde ilave gizlilik veya veri koruma bildirimleri ve politikaları sağlayabilir.

Bu Politika Zero üzerinde mevcut bulunan Nike’ın Etik Kuralları (“Sınırlar Dahilinde”), Elektronik İletişim Politikası, Sosyal Medya Politikası ve Başvuru Sahibi Gizlilik Politikası dahil olmak üzere Nike’ın diğer tüm kurumsal politikalarına ilave olarak geçerlidir.

Topladığımız Kişisel Bilgi Türleri ve Bunları Nasıl Kullanıyoruz

İstihdam sözleşmenizin koşullarını yönetmek ve tabi olduğumuz yasal yükümlülüklere uymak için gereken ölçüde hakkınızda Kişisel Bilgi toplarız ve işleriz. Bu, Nike’ın yasal savunması ve vergi, finans, çalışma ve sosyal güvenlik yasalarına veya geçerli yasa veya mahkeme kararına göre yetkili makamlara veri açıklanmasını gerektiren yasalara veya kararlara uyumunu içerir. Kişisel Bilgilerinizi ayrıca Nike’ın meşru iş çıkarlarını gözetmek için de işleriz. Meşru çıkarlarımız için Kişisel Bilgileri işlerken gözettiğimiz çıkarların sizin çıkarlarınız, haklarınız ve özgürlükleriniz ile dengeli olmasını sağlamak üzere gerekli önlemleri alırız ve istek üzerine bunları size açıklamaktan memnunluk duyarız. Kişisel Bilgilerinizi işlemek için manüel veya otomatik yöntemler kullanırız.

İşe alıştırma– İstihdam ilişkinizi oluşturmak ve yönetmek ve tabi olduğumuz yasal yükümlülüklere uymak için işe alıştırma süreci vasıtası ile Kişisel Bilgilerinizi toplarız ve işleriz. Buna şunlar dahildir:

• özgeçmişiniz ya da CV’niz, başvuru formu, çalışma geçmişi, öğrenim, dereceler, akademik kayıtlar, diller ve ehliyetler, referanslar ve var ise mesleki ruhsatlar, üyelikler veya sertifikasyonlar dahil olmak üzere işe alma süreci sırasında bize verdiğiniz bilgiler;
• adınız, adresiniz, telefon numaralarınız (ev, mobil/cep, iş), eposta adresiniz dahil olmak üzere temel temas bilgileriniz, uyruk/milliyet, doğum tarihi ve yeri, cinsiyet, geçerli ise çalışma izni bilgileriniz;
• ulusal kimlik bilgileriniz, vergi tanımlama numaranız, sosyal güvenlik veya ulusal sigorta numaranız, pasaport numaranız ve, işiniz için gerekli olduğu zaman, sürücü belgesi numaranız gibi, geçerli yasanın koşullarına tabi olmak üzere devlet tarafından verilen tanımlayıcılarınız;
• maaşınız, diğer ücretleriniz gibi maaş/bordro amaçları için banka ve mali bilgileriniz, IBAN numaranız veya banka hesap numaranız, banka adı ve bilgileri;
• çalışan tanımlama numarası, yaka kartı numarası, iş unvanı ve açıklaması, bölüm ve yönetici, ast-üst ilişkileri, çalışma yeri, maliyet merkezi, iş birimi veya grubu, tam zamanlı veya yarı zamanlı gibi çalışma durumu, çalışma saatleri, geçerli ise staj dönemi ve istihdam sözleşmesi koşulları dahil olmak üzere işiniz ve pozisyonunuz hakkındaki bilgiler;
• geçerli ise şirket ağını ve cihazlarını kullanmak için kullanıcı adı, şifre, temas bilgileri, iş telefon numarası ve cihaz verileri (bilgisayar, telefon, tablet kimlik numarası), temin edilmiş ise şirket fotoğrafı gibi bilgiler; ve
• medeni durum, bakmakla yükümlü olunan kişiler, lehtarlar ve hayat arkadaşı/eş ve acil temas bilgileri gibi kişisel veya aile hayatınız hakkında bilgiler.
• Nike’ın Geçmiş Kontrolleri Politikasına uygun şekilde kimliğiniz, adresiniz veya referanslarınız hakkında istihdam öncesi doğrulama yaptığımız zaman topladığımız bilgileri ve yerel yasa tarafından izin verildiği takdirde hakkınızdaki geçmiş kontrollerinin (sabıka veya adli veriler dahil) doğrulamasını muhafaza edebiliriz.

İnsan kaynakları yönetimi – Ayrıca, istihdamınız sırasında üretilen Kişisel Bilgileri toplarız çünkü bu, sözleşmenizi yerine getirmek ve Nike ile çalışma ilişkinizin yönetilmesine yardımcı olmak için gereklidir. Buna şunlar dahildir

• devamlılık, tatil/izin, izinler veya devamsızlıklar, seyahat ve mobilite dahil olmak üzere çalışma saatleriniz ve izinleriniz hakkındaki bilgiler;
• ücret ve tazminat için banka ve hesap bilgileriniz dahil olmak üzere ücret ve sosyal yardımlar için ekonomik ve mali bilgiler, zamlar ve ikramiyeler hakkındaki bilgiler, sosyal yardım paketiniz ve ülkenizde teklif edilebilecek emeklilik veya sigorta programları ile ilgili bilgi ve ayrıntılar;
• düzenli değerlendirme ayrıntıları, incelemeler ve geri bildirim dahil olmak üzere iş değerlendirmeleriniz ve performansınız ile ilgili bilgiler, performans planları hakkındaki ayrıntılar ve eğitimler (hem iç hem dış), kurslar, seminerler ve konferanslar gibi mesleki gelişim ile ilişkili bilgiler ve halef planlama bilgileri;
• kredi kartı, banka bilgileri (hesap numarası, IBAN, vb.), rezervasyon ve seyahat programı ayrıntıları, pasaport bilgileri (numara, sona erme tarihi, veren makam, vb.), vize ve göçmenlik bilgileri ve yolculuk tercihleri (koltuk tercihi, diyetsel kısıtlamalar, sık uçan yolcu ve sağlandığı takdirde kurumsal üyelikler) gibi seyahat ve harcama amaçları için toplanan bilgiler;
• aile ayrıntıları, göçmenlik durumu ve uyruk/milliyet, vergi ve sosyal güvenlik bilgileri, vb. dahil olmak üzere mobilite, aktarmalar ve yer değiştirme (gerek işe alındığı zaman gerek bir aktarmanın veya iş atamasının parçası olarak) ile ilişkili bilgiler; ve
• temas bilgileriniz, ulusal vergi bilgilerinizi (ulusal tanımlayıcı dahil olmak üzere), uyruk, iş unvanı, hisseler ve pozisyon, ESPP’yi uygulamak, yönetmek ve idare etmek için verilen hisselerden satın alınanlar ve hak edilenler, iptal edilenler, kullanılmış olanlar, tahakkuk et(me)miş olanlar veya bekleyenler hakkındaki ayrıntılar dahil olmak üzere Nike Inc. Çalışan Hisse Satın Alma Planına (ESPP – bu, isteğe bağlı bir teşvik programıdır, lütfen paragraf 2.6’ya da bakınız) ve ikramiye ödüllerine katılmanız ve bunların verilmesi hakkındaki bilgiler.

Güvenlik ve Emniyet

• Çalışanların güvenliği, emniyeti ve diğer meşru iş amaçları (örneğin kayıp önleme) için tesislerimizde CCTV kullanılmaktadır. CCTV kullanılan tesislerde görünür işaretler bulunmaktadır ve geçerli yasa tarafından gerekli tutulduğu zaman bu uygulamalar hakkında ilave bilgi sağlarız. Bu nedenle bu tesislerde geçerli yasa tarafından izin verilen şekilde Nike’ın meşru çıkarlarını korumak veya yasal haklarını savunmak için kamera klipleri veya kayıtları kullanmaya ihtiyacımız olabilir.
• Ayrıca temas bilgileri ve Kişisel Bilgiler (sürücü belgesi ayrıntıları gibi) ve kazanın veya yaralanmanın ve muhtemel bir düzeltmenin açıklaması dahil olmak üzere işyerlerinde çalışan sağlığının ve güvenliğinin korunması ile ilişkili Kişisel Bilgileri de işleriz.
• Ayrıca, bilgilerimizin ve bilgi sistemlerimizin güvenceye alınmasındaki meşru çıkarımızı gözetmek amacı ile Nike cihazlarını, teknolojisini ve ağını kullanmanız hakkındaki bilgileri de işleriz. Nike’ın Elektronik İletişim Politikasında bu uygulamalar hakkında daha fazla bilgi açıklanmaktadır.
• Çalışırken veya iş yolculuğu sırasında bir kaza meydana gelmesi durumunda olduğu gibi, sizin hayati çıkarlarınızı korumak için gerekli olması durumunda istisnai durumlarda Kişisel Bilgilerinizi işlememiz gerekebilir.

İşten ayırma – İstihdam ilişkisine son vermek ve yasal yükümlülüklerimize uymak için işten ayırma sırasında Kişisel Bilgi toplarız ve işleriz. Emeklilik ayrıntıları, istifa, ihbar süresi dahil işten çıkarmalar/yeniden organizasyon, fesih tarihi, ayrılma ve fesih nedeni, emeklilik ve emekli maaşı yönetimi düzenlemeleri gibi emeklilik ve fesih ile ilişkili bilgiler buna dahildir.

İsteğe Bağlı Programlar - Zaman zaman, katılmayı serbest şekilde kabul edebileceğiniz şekilde, Kişisel Bilgileri işleyen isteğe bağlı çalışan programları teklif edebiliriz.

Hassas verilerin işlenmesi – İşe alıştırma sırasında ve istihdam ilişkiniz boyunca, geçerli yasanın koşullarına tabi olmak üzere hassas Kişisel Bilgiler toplayabiliriz. Örneğin, hastalık, yetersizlik veya engellilik durumlarını yönetebilmemiz için bize veya şirket doktorumuza tıbbi bilgiler vermeniz gerekebilir. Bazı ülkelerde çeşitlilik ve eşit fırsatlar amaçları ile ve yasa tarafından izin verildiği veya gerekli tutulduğu zaman, kendi isteğiniz ile bize ırkınızı, etnik kökeninizi, dininizi veya cinsel yöneliminizi belirtebilirsiniz. Ayrıca, istihdam, sosyal güvenlik ve sosyal koruma yasası alanındaki yasal gerekliliklerimize uymak için de hassas veriler toplamamız gerekebilir (örneğin, ücret rehinleri, vergi veya sosyal güvenlik numarası).

Diğer meşru iş amaçları – Soruşturmalar yürütmek, Nike’ın yasal çıkarlarını savunmak, talepler öne sürmek veya dava açmak ya da adli veya idari talimatlara uymak amacı ile Kişisel Bilgilerinizi meşru çıkarımız temelinde gereken şekilde kullanmaya ihtiyacımız olabilir. Ayrıca, yasa tarafından izin verilen veya gerekli tutulan şekilde, disiplin veya şikayet kayıtlarını da (iddia, soruşturma veya denetleme kayıtları gibi) muhafaza etmeye ihtiyacımız olabilir. Nike’ın Etik Kurallarına (“Sınırlar Dahilinde”) göre Nike’ın Uyarı Hattını işletmek için gereken şekilde Kişisel Bilgileri işleriz.

Kişisel Bilgi Kaynakları

Kişisel Bilgileri doğru, güncel ve ilgili şekilde tutmak için bunları doğrudan sizden almaya çalışırız. Kişisel Bilgilerin toplanması iş başvurusu süreci sırasında, çalışan işe alıştırma süreci sırasında veya istihdamınız boyunca geçici bir temelde gerçekleşebilir.

Ayrıca bölüm yöneticinizden (örneğin, performans veya yıllık inceleme için) ve başka meslektaşlarınızdan da (örneğin, periyodik incelemeler, değerlendirmeler kapsamında veya bir disiplin soruşturması yürütülüyor ise) sizin hakkınızda Kişisel Bilgi elde ederiz. Zaman zaman, örneğin müşteriler, depo ortakları, halktan kişiler ve idari makamlar gibi başka üçüncü taraflardan sizin hakkınızda Kişisel Bilgi elde edebiliriz.

Kişisel Bilgilerin Açıklanması

Global süreçler gerçekleştirmek, grup ölçeğinde raporlar hazırlamak veya kıdemli kişiler hakkında işe alma veya terfi kararları vermek için gerektiği zaman Kişisel Bilgilerinizi idari amaçlar için İK faaliyetlerimizi yönetmek üzere meşru çıkarımız temelinde Nike’ın diğer kuruluşları ile paylaşırız. Bu tipik olarak Asya, Avrupa ve dünyanın geri kalanı için hizmet veren İK Doğrudan hizmet merkezlerimiz tarafından yönetilir; bunlar sırası ile Singapur’da (Nike Trading Company B.V., Singapur Şubesi), Hollanda’da (Nike European Operations Netherlands B.V.) ve A.B.D.’de (Nike, Inc.) yer almaktadır.

Nike küresel bir şirket olarak ürünler ve hizmetler sağlayan tedarikçilere ve satıcılara dayanmaktadır; yukarıda özetlenen hedeflere ulaşma amacı ile Kişisel Bilgileriniz gerektiği zaman üçüncü tarafları görevlendirmek için meşru çıkarımız temelinde bu üçüncü taraflara açıklanacaktır. Muhasebeciler, hukuk firmaları ve hukuk hizmeti tedarikçileri, vergi veya maliye uzmanları, bordro ve sosyal yardım tedarikçileri, yer değiştirme şirketleri, emeklilik ve sigorta şirketleri, insan kaynakları uzmanları, danışmanlar, yükleniciler, BT destek ve depolama tedarikçileri buna dahildir. Global İK hizmeti tedarikçilerimizin birçoğu A.B.D.’de ve istihdam edildiğiniz ülkenin dışındaki ülkelerde bulunmaktadır.

Üçüncü taraf hizmet tedarikçilerimiz bazı işlevleri yerine getirmek için Kişisel Bilgilerinize erişim sahibi olabilir veya Nike çalışanları tarafından kullanılan “bulut tabanlı” bir çözümün parçası olarak Kişisel Bilgilerinizi barındırabilir. Nike, Kişisel Bilgilerinizin korunması için yeterli garanti sağlayan üçüncü taraf hizmet tedarikçileri kullanmaktadır. Tüm satıcılar Nike’ın satıcı risk değerlendirmesinden geçmek durumundadır. Nike, üçüncü taraf hizmet tedarikçilerinin geçerli yasaya uygun şekilde veri güvenliği ve gizliliği yükümlülüklerini uygulamasını sözleşme ile şart koşmaktadır.

Kendilerine Kişisel Bilgi açıklayabileceğimiz bazı üçüncü taraflar, örneğin sağlık sigortası tedarikçileri ve emeklilik planı yöneticileri, kendi başına veri sorumlularıdır ve Kişisel Bilgilerinizi nasıl kullandıkları bakımından onların kendi gizlilik politikalarına bakmanız gerekir.

Mahkemelerden, düzenleyicilerden, devlet kuruluşlarından, yasal bir soruşturmanın taraflarından veya kamu makamlarından gelen talimatlara veya taleplere karşılık olarak veya mevzuat gerekliliklerine uymak için Kişisel Bilgilerinizi üçüncü taraflara açıklamamız gerekebilir.

Kişisel Bilgileriniz, Nike’ın herhangi bir bölümünün işi veya kıymetleri hakkındaki kurumsal bir ticari işlemin veya yeniden yapılandırmanın değerlendirilmesi, görüşülmesi veya tamamlanması ile ilişkili şekilde danışmanlara, potansiyel ticari işlem ortaklarına veya ilgi duyan üçüncü taraflara da açıklanabilir.

Sınır Ötesine Veri Aktarma İşlemleri

İşimizin küresel özelliği, Kişisel Bilgilerinizin çalıştığınız ülkenin dışında bulunan Nike kuruluşlarına veya üçüncü taraf hizmet tedarikçilerine veya ortaklarına açıklanabileceği anlamına gelmektedir. İç yönetim amaçları için Kişisel Bilgileriniz Birleşik Devletler’deki Nike sunucularında ya da yerel veya bölgesel şeklide Nike’ın insan kaynakları bölümleri tarafından kullanılan başka veri tabanlarında depolanacaktır. Ayrıca, bulunduğunuz yere bağlı olarak, Kişisel Bilgilerinizin ve sistemlerimizin bütünlüğünü sürdürmek için yedekler de kullanıyoruz.

Kişisel Bilgilerinizin tüm Nike kuruluşlarında uygun bir koruma düzeyi elde etmesini sağlamak için Grup İçi Veri Aktarma Sözleşme(ler)ine dayanırız. Geçerli yasaya tabi olmak üzere, hizmet tedarikçilerimiz ile veri aktarma sözleşmeleri yaparız veya hizmet tedarikçilerimizin gerekli veri koruma programları uyarınca belgelendirilmiş olduğunu doğrularız.

Kişisel Bilgilerin Güvenliği

Nike Kişisel Bilgilerinizi kaybolmaktan, kötüye kullanılmaktan, değiştirilmekten, imha edilmekten veya zarar görmekten korumak için tasarlanmış fiziki, teknik ve idari güvenlik önlemleri uygular. Daha fazla bilgi için lütfen Nike’ın Bilgi Güvenliği Programına (“NISP”) bakın. Güvenlik düzeyinin Kişisel Bilgilerin işlenmesi ile ilişkili risk bakımından uygun olmasını sağlamak için makul çaba harcarız.

Ayrıca, Kişisel Bilgilere erişimin, görevlerini yerine getirmek için erişim sahibi olmaya ihtiyaç duyan Nike personeli ile sınırlı olmasını sağlamak için erişim denetimleri uygularız.

Kişisel Bilgilerin Tutulması

Çalışanların Kişisel Bilgilerini, bunların toplanma amacını yerine getirmek için gereken süre boyunca elde tutarız. Bazı durumlarda, yasa veya mevzuat yükümlülükleri belirli kayıtları istihdamınızın sona ermesinden öteye dahil olmak üzere belirli bir süre boyunca tutmamızı gerekli kılar. Başka durumlarda ise, zaman zaman ortaya çıkabilen sorguları veya anlaşmazlıkları çözümlemek için ve geçerli yasa tarafından izin verildiği zaman kayıtları tutarız. Çalışan kayıtları bakımından dahil olmak üzere Nike’ın veri tutma uygulamaları hakkında daha fazla bilgi için lütfen Nike’ın Kayıt Tutma Politikasına bakın.

Haklarınız

Dünyanın neresinde bulunduğunuza ve geçerli yasaya bağlı olarak Kişisel Bilgileriniz bakımından bazı haklara sahip olabilirsiniz. Şunları talep edebilirsiniz:

• hakkınızda tuttuğumuz Kişisel Bilgilere erişmek ve bunların kopyasını almak;
• yanlış, eksik veya günü geçmiş olan Kişisel Bilgilerinizin düzeltilmesi;
• yasa tarafından belirtilen bazı durumlarda Kişisel Bilgilerinizin silinmesi, örneğin Kişisel Bilgilerinize sahip olmamızın artık gerekmemesi gibi;
• yasa tarafından belirtilen bazı durumlarda Kişisel Bilgilerinizin kullanılmasının sınırlandırılması, örneğin göndermiş olduğunuz başka bir talebi incelememiz sırasında;
• istihdam sözleşmeniz temelinde işlediğimiz Kişisel Bilgilerin dışarıya gönderilmesi ve teknik bakımdan olanaklı ise başka bir şirkete iletilmesi;

Ayrıca, Kişisel Bilgilerinizin işlenmesine söz konusu durumunuz ile ilgili bir nedene dayanarak itiraz etme hakkınız da bulunabilir ve daha önce onay vermiş olmanız halinde onayınızı geri çekebilirsiniz. Bu haklar mutlak değildir.

Geçerli yasa tarafından gerekli tutulan ölçüde, geçerli tüm zaman çerçevelerini ve istisnaları göz önünde tutarak talebinize uyacağız.

Ayrıca, ülkenizdeki denetleme makamına danışabilir veya şikayette bulunabilirsiniz.

İletişim Bilgileri

Bu Politika ile ilgili sorularınız olması halinde veya haklarınızı kullanmak istediğiniz zaman lütfen bölgenizdeki İK yöneticisi ile temas kurun. Ayrıca privacy.office@nike.com adresine eposta göndererek Nike’ın Gizlilik Ofisi veya Veri Koruma Görevlisi ile de temas edebilirsiniz.